Le contrôle de gestion est un processus visant à délivrer l’information nécessaire aux managers et dirigeants afin de les guider dans la mise en place ou l’adaptation de leur stratégie avec pour principal objectif d’en optimiser les performances.
Il se traduit par différentes méthodes d’analyse visant à déterminer et à optimiser les pratiques, les objectifs, les résultats et plus globalement la gestion de l’entreprise. Il permet aussi d’assurer la maîtrise de l’organisation et le développement des activités.
Selon la taille des structures, l’attribution de cette fonction diffère :
➩ En dessous de 50 salariés : les entreprises disposent rarement d’une fonction financière solide et ont intérêt à déléguer cette fonction à un prestataire externe, pour des missions ponctuelles ou pour un suivi régulier.
➩ Au-delà de 50 salariés : les structures ont tout intérêt à se doter d’une fonction financière en interne. Le contrôle de gestion peut alors être assuré par le directeur administratif et financier (DAF) ou par une personne dédiée.
➩ Les grandes entreprises et les groupes seront quant à eux dotés de contrôleurs de gestion sur l’ensemble des branches de leurs activités.
Les axes d’intervention du contrôle de gestion s’étendent à l’ensemble des composantes de l’organisation (production, finance, commercial, ressources-humaines…) et ses priorités doivent être adaptées aux spécificités de chaque entreprise.
Dans ce domaine, Ysalis conseil partage son expertise avec de nombreuses petites et moyennes entreprises de tous secteurs.
Cet article fait ainsi le choix de se focaliser sur 3 axes d’intervention, essentiels dans ce type de structure :
➩ Calcul des coûts de revient
➩ Budget prévisionnel annuel
➩ Projection du compte de résultat prévisionnel
Le calcul du coût de revient
L’étude du coût de revient est une analyse détaillée de l’ensemble des coûts directement et indirectement affectés à un bien, un service ou à un outil de production.
Il a pour objectif de déterminer précisément le coût de la production afin d’optimiser (voire de réorganiser) la fonction productive et de déterminer le volume de production et le prix de vente optimal.
Selon le besoin, différentes méthodes de calculs peuvent être utilisées :
➩ Coût de revient à posteriori : détermine le coût de revient actuel ou passé
➩ Coût de revient à priori ou prospectif : détermine le coût de revient futur en se basant sur un budget prévisionnel et diverses hypothèses
➩ Coût de revient cible : déterminer le coût de revient à atteindre en fonction du prix de vente ou de la marge souhaités
➩ …
Indépendamment de la méthode, le coût de revient peut porter sur différents éléments :
Le calcul des coûts humains ou salariés (par personne, par fonction…) est particulièrement adapté aux activités de service où les prestations facturées correspondent au temps passé sur une tâche (facturation horaire ou au forfait). Il peut par exemple aider à optimiser les méthodes et les process.
Le calcul des coûts des machines (par machine, par groupe ou par type de machines…) est plus adapté aux activités industrielles qui disposent d’un parc machine (véhicules de chantier, machine de production…). Il peut notamment aider à optimiser les temps d’utilisation.
Le calcul des coûts d’un bien ou d’un service (par produit, par gamme…) se réalise généralement dans les activités de fabrication et de transformation (fabrication d’objets, de produits alimentaires…). Il permet alors par exemple d’optimiser la chaine de production.
En fonction du calcul envisagé, les avantages sont multiples :
➩ Connaître le coût de production du produit actuel ou le coût potentiel d’un nouveau produit
➩ Vérifier la rentabilité d’un produit ou d’une prestation
➩ Décider ou non de lancer un nouveau produit ou un service
➩ Optimiser les process, l’utilisation des machines, la chaîne de production, voire l’ensemble de l’organisation
➩ Redéfinir une politique de rémunération juste
➩ Optimiser ou ajuster le prix de vente
➩ Comparer les coûts de revient entre plusieurs sites de production
➩ Comparer les prix de vente avec la concurrence : le prix optimal à pratiquer selon mes coûts de revient est-il inférieur, proche ou supérieur à la concurrence ?
En fonction de la qualité du produit par rapport à celle de la concurrence, on peut alors déterminer le positionnement optimal.
➩ Stratégie low-cost : prix et qualité inférieur à la concurrence
➩ Stratégie d’alignement : prix et qualité identiques à la concurrence
➩ Stratégie d’écrémage : prix et qualité supérieurs à la concurrence
➩ Stratégie de pénétration : qualité identique ou supérieure à la concurrence mais prix de vente inférieur
Le calcul du coût de revient a ainsi de nombreux avantages et permet à l’entreprise de définir une stratégie globale efficiente.
Comment Ysalis Conseil procède ? :
➩ Echange avec le dirigeant et recueil des informations clés nécessaires
➩ Réalisation d’un budget prévisionnel (coûts de revient prospectif)
➩ Détermination de la nature des charges (directes, indirectes, autres)
➩ Fabrication d’une matrice de calcul adaptée et intégration des données
➩ Répartition et affectation des charges
➩ Calcul du coût de revient
➩ Analyse du résultat et préconisations
- Possibilité de tester différents scénarios : variation du volume de production, nouvel investissement (remplacement de machines, recrutement…)
- Une fois les coûts de revient établis, une actualisation peut être effectuée à tout moment
Ysalis Conseil vous accompagne pour vous permettre d’avoir un coût de revient fiable et bénéficier de préconisations financières et organisationnelles concrètes.
Le budget prévisionnel annuel
Le budget (ou compte de résultat) prévisionnel annuel est la traduction chiffrée de la stratégie de l’entreprise pour l’exercice à venir.
Il anticipe les charges prévisionnelles et détermine le chiffre d’affaires et la marge à réaliser pour atteindre un niveau de résultat souhaité.
En ce sens, il constitue une feuille de route que l’entreprise doit suivre pour assurer une mise en place efficiente de sa stratégie.
Avant cela, il permet notamment de tester la viabilité de la stratégie : les charges de l’entreprise sont-elles maîtrisées ? Les investissements prévus sont-ils supportables ? L’objectif de chiffre d’affaires est-il atteignable ? Les recrutements prévus permettront-ils de générer le chiffre d’affaires nécessaire ou d’absorber certains coûts ? …
Concrètement, la mise en place d’un budget permet de :
➩ Connaître précisément, pour chaque mois et pour l’ensemble de l’exercice :
- Le montant des dépenses prévisionnelles
- Les objectifs de chiffre d’affaires et de marge (en valeur et en volume)
- La périodicité des dépenses et des recettes (saisonnalité du chiffre d’affaires, dépenses mensuelles, trimestrielles, annuelles, régularisations comptables…)
➩ Déterminer en amont de l’exercice :
- La cohérence de la stratégie : le résultat attendu est-il réalisable ?
- Les arbitrages qui devront être réalisés en cours d’exercice : optimisation de l’imposition et de la rémunération, pistes d’économies potentielles, développement des ventes…
➩ Tester différentes hypothèses :
- Nouvelle activité, abandon d’une activité, réorientation stratégique…
- Investissements (locaux, véhicules, machines…)
- Recrutements et politique de rémunération
- …
➩ Connaître le point mort de votre activité
- Quel niveau minimum de chiffre d’affaires doit-on réaliser, face aux charges prévues, afin d’atteindre au minimum un résultat neutre ?
La mise en place d’un budget permettra donc, tout au long de l’année, de suivre l’activité, d’analyser les écarts et de mener rapidement des actions correctives.
Comment Ysalis Conseil procède ? :
➩ Echange avec le dirigeant pour comprendre la stratégie qu’il souhaite mettre en place ou poursuivre
➩ Recueil des informations clés nécessaires
➩Modélisation d’un compte de résultat personnalisé et adapté à l’activité :
- Regroupement des dépenses par typologie (locaux, véhicules, honoraires…) pour une lecture et une analyse efficiente
➩ Budgétisation des charges prévisionnelles et des produits hors exploitation :
- Achats de fournitures: eau, gaz, électricité, fournitures administratives, d’entretien…
- Charges externes: locaux, locations, déplacements, carburant, assurances, entretien et maintenance, honoraires, télécommunications, documentation…
- Charges de personnel: rémunérations et charges sociales, départs et recrutements…
- Impôts et les taxes: CET (CFE et CVAE), impôts locaux…
- Dotations aux amortissements: étalement des investissements en cours et prévisionnels
- Produits/charges financières et exceptionnelles : intérêts des emprunts, amendes, revenus des placements financiers, ventes d’immobilisations…
➩ Détermination des objectifs de chiffre d’affaires et de la marge à atteindre :
- Vente de marchandises et production vendue (bien et services)
- Charges directement liées à l’activité : marchandises, matières premières, sous-traitance…
- Détermination de la marge et du taux de marge :
- Optique de gestion : certaines charges comptabilisées dans les autres achats et charges externes sont « remontées » pour refléter au mieux le fonctionnement réel de l’activité (les frais de transport sur achats et ventes par exemple)
➩ Intégration des autres produits d’exploitation :
- Autres produits : subventions d’exploitation et aides diverses (aides à l’embauche des jeunes, aide à l’apprentissage…).
➩ Simulation de l’impôt sur les sociétés
➩ Rendez-vous de restitution, adaptation du budget réalisé et préconisations/plan d’action délimité dans le temps.
Projection du compte de résultat prévisionnel annuel
La projection du compte de résultat peut être vue comme une actualisation du budget annuel prévisionnel (en fonction du réalisé comptable). Elle va cependant plus loin en permettant d’affiner les prévisions et l’estimation du résultat net en fin d’exercice et en permettant de tester tout type d’hypothèses.
Une projection peut intervenir à tout moment de l’année mais deux scénarios sont recommandés :
➩ A minima, une projection trois mois avant la fin de l’exercice comptable
- Constater les écarts accumulés tout au long de l’exercice avec le budget initial
- Disposer du temps nécessaire pour agir et réaliser les arbitrages de fin d’exercice en prévision du bilan.
➩ Idéalement, 3 projections/an (ex : avril, juillet et octobre)
- Constater régulièrement les écarts avec le budget initial
- Assurer un suivi précis de l’activité pour être réactif et « maintenir le cap ».
La projection du compte de résultat constitue ainsi une véritable aide à la décision pour le dirigeant tout au long de l’année.
En outre, elle permet de :
➩ Constater précisément ce qui a été réalisé sur les premiers mois de l’exercice
➩ Détecter l’ensemble des écarts avec le budget prévisionnel
➩ Obtenir régulièrement une vision claire, précise et actualisée de la santé financière de l’entreprise
➩ Identifier l’ensemble des dépenses à optimiser
➩ Rechercher, le plus rapidement possible, des solutions permettant d’optimiser ou de corriger l’évolution de l’activité
➩ Simuler des hypothèses concrètes : augmentation ou diminution du chiffre d’affaires, investissements, recrutement, politique de rémunération…
Chaque projection peut s’accompagner d’un plan d’action priorisé dans le temps, établi en fonction des résultats observés.
Il fournit alors au dirigeant un rétroplanning à suivre pour répondre aux problématiques rencontrées.
Ce plan d’action peut par exemple intégrer les actions à entreprendre pour :
➩ Optimiser l’organisation : faire évoluer les process, déléguer les tâches identifiées comme étant à faible valeur ajoutée…
➩ Optimiser les ventes ou la marge : développer la communication et mettre en place des actions commerciales précises, réduire les coûts directs (sous-traitance, optimiser l’achat de matières premières ou autres) …
➩ Optimiser les dépenses : renégocier les contrats d’assurances ou de mutuelle, changer de banque, de fournisseur d’énergie…
➩ Optimiser la politique de rémunération : mettre en place un plan d’intéressement, des avantages, des éléments de rémunération défiscalisée (chèque-cadeaux…) …
➩ Optimiser l’imposition : réaliser certains investissements à un moment défini, augmenter les rémunérations à partir d’une certaine date plutôt qu’une autre, opter pour la location d’un véhicule plutôt qu’un achat ou leasing (ou inversement) …
Comment Ysalis Conseil procède ? :
➩ Récupérations des dernières données comptables « réalisées »
➩ Intégration des données au budget prévisionnel (construit en amont)
➩ Comparaison des données prévues et des données réalisées
➩ Ajustement du budget de chaque poste si nécessaire, par exemple :
- Mise à jour des charges de personnel prévisionnelles
- Augmentation ou diminution des budgets initialement prévus
- Ajout ou suppression de poste de charges prévues ou non initialement
- Calcul des amortissements en cas de nouveaux investissements
- Simulation d’hypothèse à la demande (recrutements, acquisitions…)
➩ Analyse du budget actualisé et du résultat net projeté pour la fin de l’exercice
➩ Rendez-vous avec le dirigeant
- Valider les modifications effectuées et intégrer de potentielles nouvelles informations
- Conseiller le dirigeant avec un regard extérieur
➩ Envoi d’un rendu contenant :
- Le compte de résultat détaillé : prévu initial, prévu ajusté et en-cours
- Plan d’actions priorisé dans le temps (à la demande)
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par DDESIGN